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2025.08.15

ビジネスメールの書き方とマナー ~相手に伝わるメールで信頼を築く~

 ビジネスの場では、メールは大切なコミュニケーション手段のひとつです。

電話や対面で話すのとは違い、メールは「文章だけ」で相手に気持ちや意図を伝えなければなりません。
だからこそ、書き方やマナーを理解しておくことはとても大切です。

ここでは、B型事業所でお仕事をしている方や、これから社会に出る方にも役立つよう、ビジネスメールの基本を細かくご紹介します。


1. メールの基本構成

ビジネスメールは、次のような順番で書くのが基本です。

  1. 件名

    • 用件がひと目で分かる短い文章にします。

    • 例:「○○についてのご相談」「納品日のご連絡」

  2. 宛名(相手の会社名・部署名・氏名)

    • 会社や団体だけに送る場合は、会社名・部署名の後に「御中(おんちゅう)」をつけます。
      例:「株式会社○○ 営業部御中」

    • 特定の人に送る場合は、会社名・部署名の後に氏名と「様」をつけます。
      例:「株式会社○○ 営業部 山田太郎様」

    • 役職が分かっている場合は、氏名の前に役職を入れるとより丁寧です。
      例:「株式会社○○ 営業部 部長 山田太郎様」

    • 「御中」と「様」は併用しません(※御中は団体、様は個人)。

  3. 挨拶・名乗り

    • はじめに自分の会社名や名前を名乗ります。

    • 例:「お世話になっております。チャレンジJOB今池オフィスの○○です。」

  4. 本文(用件)

    • 要点を先に書き、その後に補足説明を入れます。

    • できるだけ簡潔に、しかし不足のないように。

  5. 結びの挨拶

    • 感謝やお願いの言葉で締めます。

    • 例:「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。」

  6. 署名

    • 名前、会社名、電話番号、メールアドレスを入れます。


2. 書き方のポイント

簡潔で分かりやすく

文章が長すぎると、読む人に負担をかけてしまいます。
一文は短めにし、改行や空白を入れて見やすくしましょう。

誤字・脱字に注意

送信前に必ず読み返します。特に相手の名前や会社名は間違えないようにしましょう。

敬語の使い分け

  • 相手を立てる表現を使います。
    例:「ご確認ください」「お手数ですが」「お世話になっております」

  • 自分の行動には謙譲語を使います。
    例:「拝見いたしました」「送付いたします」


3. マナーで気をつけること

  • 返信はできるだけ早く
    原則として24時間以内を目安にします。遅くなる場合は「確認中です」と一言送るのも良いです。

  • 添付ファイルの取り扱い
    ファイルを送るときは、内容やファイル名をメール本文で説明します。容量が大きすぎると受信できない場合もあるため注意しましょう。

  • 送信先の確認
    宛先(To)、CC、BCCの使い分けを覚えておきます。誤送信は信用を失う大きな原因になります。


4. 送信前のチェックリスト

  • 件名は分かりやすいか

  • 宛先や名前を間違えていないか(御中/様の使い方も含めて)

  • 役職の有無は正しく書かれているか

  • 敬語や言葉遣いは正しいか

  • 添付ファイルはつけ忘れていないか

  • 誤字・脱字がないか


まとめ

ビジネスメールは、単なる連絡手段ではなく、相手との信頼関係を築く大切なツールです。
正しい書き方やマナーを身につければ、相手に好印象を与え、仕事もスムーズに進められます。
特に「御中」と「様」の使い分けや、役職の書き方は間違いやすい部分なので注意しましょう。
最初は難しく感じても、繰り返し使っていくうちに自然と慣れていきます。
ぜひ今回のポイントを参考に、相手に「読みやすい!」と思ってもらえるメールを目指しましょう。


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