2025.08.15
ビジネスの場では、メールは大切なコミュニケーション手段のひとつです。
電話や対面で話すのとは違い、メールは「文章だけ」で相手に気持ちや意図を伝えなければなりません。
だからこそ、書き方やマナーを理解しておくことはとても大切です。
ここでは、B型事業所でお仕事をしている方や、これから社会に出る方にも役立つよう、ビジネスメールの基本を細かくご紹介します。
ビジネスメールは、次のような順番で書くのが基本です。
件名
用件がひと目で分かる短い文章にします。
例:「○○についてのご相談」「納品日のご連絡」
宛名(相手の会社名・部署名・氏名)
会社や団体だけに送る場合は、会社名・部署名の後に「御中(おんちゅう)」をつけます。
例:「株式会社○○ 営業部御中」
特定の人に送る場合は、会社名・部署名の後に氏名と「様」をつけます。
例:「株式会社○○ 営業部 山田太郎様」
役職が分かっている場合は、氏名の前に役職を入れるとより丁寧です。
例:「株式会社○○ 営業部 部長 山田太郎様」
「御中」と「様」は併用しません(※御中は団体、様は個人)。
挨拶・名乗り
はじめに自分の会社名や名前を名乗ります。
例:「お世話になっております。チャレンジJOB今池オフィスの○○です。」
本文(用件)
要点を先に書き、その後に補足説明を入れます。
できるだけ簡潔に、しかし不足のないように。
結びの挨拶
感謝やお願いの言葉で締めます。
例:「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。」
署名
名前、会社名、電話番号、メールアドレスを入れます。
文章が長すぎると、読む人に負担をかけてしまいます。
一文は短めにし、改行や空白を入れて見やすくしましょう。
送信前に必ず読み返します。特に相手の名前や会社名は間違えないようにしましょう。
相手を立てる表現を使います。
例:「ご確認ください」「お手数ですが」「お世話になっております」
自分の行動には謙譲語を使います。
例:「拝見いたしました」「送付いたします」
返信はできるだけ早く
原則として24時間以内を目安にします。遅くなる場合は「確認中です」と一言送るのも良いです。
添付ファイルの取り扱い
ファイルを送るときは、内容やファイル名をメール本文で説明します。容量が大きすぎると受信できない場合もあるため注意しましょう。
送信先の確認
宛先(To)、CC、BCCの使い分けを覚えておきます。誤送信は信用を失う大きな原因になります。
件名は分かりやすいか
宛先や名前を間違えていないか(御中/様の使い方も含めて)
役職の有無は正しく書かれているか
敬語や言葉遣いは正しいか
添付ファイルはつけ忘れていないか
誤字・脱字がないか
ビジネスメールは、単なる連絡手段ではなく、相手との信頼関係を築く大切なツールです。
正しい書き方やマナーを身につければ、相手に好印象を与え、仕事もスムーズに進められます。
特に「御中」と「様」の使い分けや、役職の書き方は間違いやすい部分なので注意しましょう。
最初は難しく感じても、繰り返し使っていくうちに自然と慣れていきます。
ぜひ今回のポイントを参考に、相手に「読みやすい!」と思ってもらえるメールを目指しましょう。