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生成AIで事務作業がもっとカンタンに！〜初級編〜

今回は「生成AI（せいせいエーアイ）」について、初級編としてご紹介します。最近よく聞く「AI（エーアイ）」という言葉。ちょっとむずかしそうに感じるかもしれませんが、実は私たちの事務作業にも、とても役に立つ便利な道具なんです！ChatGPTやGoogle Geminiなどが有名ですが、その他何万種類あると言われています。

この記事では、生成AIを使って「どんな事務作業がカンタンになるのか？」をご紹介します。

そもそも生成AIってなに？

「生成AI」とは、文章を考えたり、表を作ったり、イラストを描いたりできるすごいコンピューターの頭脳のようなものです。人が入力した言葉（質問やお願い）に対して、ぴったりの答えを出してくれます。

たとえば…

• 「お礼のメールを作ってください」と言えば、文を考えてくれる。

• 「簡単な作業手順を説明してください」と言えば、わかりやすい説明をしてくれる。

• 「表をまとめたい」と言えば、きれいな表の形を教えてくれる。

こんなことができるんです！

B型事業所の事務作業で活かせること（初級編）

ここからは、私たちのB型事業所でよく行う事務作業の中で、「生成AIが手伝ってくれること」を紹介します。

① メールやお知らせの文章づくり

「○○さんにメールを送りたいけど、言葉がうまくまとまらない…」
そんなときは、AIにお願いしてみましょう！

例：

「見学に来てくれた方へのお礼メールを作ってください」

とAIに伝えると、ていねいでやさしい文章を自動で考えてくれます。自分でアレンジを加えれば、すぐに完成！

② 表やリストの整理

Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどで作業するとき、「どうやってまとめたらいいかな？」と迷うことはありませんか？

例：

「売上データをまとめる表を作ってください」
「チェックリストを作りたいです」

こんなお願いをすれば、見やすくて整った表の形を提案してくれます。

③ 作業マニュアルや説明文の作成

新しい作業が始まったときに、マニュアルや説明書があるととても便利ですよね。

例：

「商品の検品作業の手順をわかりやすく説明してください」

と入力すれば、誰でも理解できるような説明文を作ってくれます。文字が苦手な方にも、わかりやすくて助かります。

④ 文章の言い換えやチェック

「この文章、ちょっと固すぎるかな？」
「もう少しやさしい言い方にしたい」
そんなときもAIにおまかせ！

例：

「この文をもっとやさしい言葉に直してください」
「敬語にしてもらえますか？」

とお願いすれば、ていねいで自然な文章に変えてくれます。

注意点もあります

生成AIはとても便利ですが、100％正しいとは限りません。
文章の間違いや、事実と違うことが書かれることもあります。
なので、最後は自分の目でしっかりチェックすることが大切です。

また、個人情報や機密情報は入力しないようにしましょう。

まとめ：AIは“補助ツール”として使おう

生成AIは、**事務作業をサポートしてくれる「相棒」**のような存在です。
「何もかもAIにまかせる」のではなく、自分の考えや工夫と組み合わせることが大切です。

まずは、ちょっとしたメールの下書きや、チェックリストの作成など、カンタンなところから使ってみましょう。

「便利だった！」と思えたら、次は中級編にチャレンジしてみましょう♪

※今回の文章もChatGPTを使用してまとめました。