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利用者様が携わる業務のひとつ ― データ入力作業のご紹介

今回は、日頃利用者様に行っていただいているお仕事の中から、「データ入力作業」について詳しくご紹介いたします。

データ入力とひと口に言っても、その内容はさまざまです。今回はその中でも、取引先からご依頼いただいた「ネットショップの商品登録シートへの入力作業」についてご説明します。

登録する内容とは？

今回入力するのは、カーポートやバルコニーの屋根、目隠しフェンスなど、住宅用エクステリア商品の情報です。具体的には、商品名・サイズ・カラー・価格といったデータを、所定のExcelシートへ正確に入力していきます。

これらの商品は、一般的にはあまり馴染みがなく、カタログを見ても専門用語が多いため、内容が理解しづらいこともあります。そこで、以下のような流れで作業を進めています。

作業の流れ

1. 職員による事前打ち合わせ
まずは職員が取引先と丁寧に打ち合わせを行い、登録内容やルールをしっかりと確認します。商品名の表記方法、カラー名称の統一、サイズの単位など、細かな部分まで明確にしておきます。

2. 作業指示書の作成
次に、打ち合わせ内容をもとに、利用者様が作業しやすいように「作業指示書」を作成します。商品登録では、1つの商品に対して入力項目が複数あるため、ミスが起きやすいのが現実です。
そのため、作業を「価格入力」「カラー入力」「サイズ入力」といった形で細分化し、それぞれの入力項目に必要なカタログの参照箇所も限定。作業が理解しやすく、進めやすくなるよう工夫しています。

3. 利用者様による入力作業
作業指示書に沿って、実際に利用者様にデータを入力していただきます。もし内容が分かりづらい場合は、職員がその都度丁寧に説明を行います。また、利用者様の理解に応じて、指示書の内容も柔軟に見直し・修正していきます。

4. 職員による確認・ベリファイ作業
入力されたデータは、基本的に職員が目視で一つひとつ確認します。ただし、データ量が多い場合は、複数の利用者様に同じ項目を入力してもらい、その内容を突き合わせて誤りを確認する「ベリファイ方式」を採用します。2〜3人の方が同じ誤りをする可能性は非常に低いため、間違いのある箇所を効率よく特定できます。

このように、利用者様が安心して業務に取り組めるよう、職員が丁寧に準備・サポートを行っています。
今回ご紹介したデータ入力作業以外にも、さまざまな業務をご用意していますので、日によって内容が異なることもあります。興味のある方は、ぜひお気軽にご相談ください。