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ビジネスマナーの基礎：あいさつと身だしなみ

就職するとビジネスマナーはどうすれば良いのかという課題が出てきます。いつも一緒に仕事をする仲間や同僚や上司、初めてお会いする取引先さまやお客さまなど色々な人と会う機会が出てきます。就職活動にも役立ちますのでぜひ覚えておいてください。

あいさつのマナー

基本的なあいさつ

• 明るく、はっきりとした声で - 「おはようございます」「お疲れ様です」「失礼します」など、相手に聞こえる声量で発声しましょう。小さな声や早口では聞こえなかったり聞きづらかったりします。
• タイミング - 相手を見かけたら先にあいさつをすることが基本です。特に目上の方には、こちらから積極的にあいさつしましょう。廊下や階段ですれ違う際も同様です。
• 会釈・お辞儀 - 日本のビジネスシーンでは、適切な角度でのお辞儀が重要です。一般的に15度の会釈から30度の中程度のお辞儀が日常的に使われます。重要な場面や謝罪の際は45度の深いお辞儀をします。ただし、正確な角度にはそんなにこだわる必要はありません。背筋を伸ばし、視線は下に向けることが大事です。

名刺交換

• 名刺は常に清潔で十分な枚数を携帯しておきましょう。折れ曲がりや汚れがないか確認します。
• 名刺は両手で差し出し、相手の名刺も両手で丁寧に受け取ります。この時、名刺の向きに注意し、相手が読みやすい向きで渡します。
• 受け取った名刺は大切に扱い、会話中はテーブルの上に置きます。決して書き込みをしたり、折り曲げたりしないようにします。
• 複数人と名刺交換する場合は、役職の高い人から順に行います。座席が離れている場合は、席を立って名刺交換を行いましょう。

電話対応

• 電話は3コール以内に出ることを心がけます。長く鳴らすことは相手に不快感を与えます。
• 「お電話ありがとうございます。○○会社の△△でございます」と名乗ります。声のトーンは明るく、丁寧さを心がけましょう。
• 伝言を預かる際は、必ず復唱して内容を確認します。メモを取り、「いつ」「誰から」「どのような用件で」連絡があったかを正確に記録します。
• 電話を切る際は、相手が先に切るまで待ちます。こちらから電話をした場合も同様です。

来客対応

• お客様が来社された際は、笑顔で迎え、「お待ちしておりました」と声をかけます。
• コート掛けや荷物置き場を案内し、座席へ誘導します。このとき、お客様を壁側に案内するのがマナーです。
• お茶の出し方も重要です。右手から出し、茶托を使用する場合は柄を時計の3時の方向に向けます。

身だしなみのマナー

服装

• 清潔感 - 衣服のシワや汚れがないか、毎日チェックしましょう。スーツの場合はクリーニングで手入れし、靴は必ず磨いておきます。

TPO - 場所、目的、場合に応じた服装を選びましょう。基本的には控えめな色合いが無難です。特に初対面の場や重要な商談では、ダークスーツを選ぶことが望ましいです。スーツではない場合もなるべく目立たない服装が無難です。

• スーツの着こなし - ボタンの留め方、ポケットの使い方など、基本的なルールを守りましょう。シングルスーツの場合、立っている時は一番下のボタンを開け、座る時は全てのボタンを開けるのが基本です。

身だしなみのチェックポイント

• 髪型 - 清潔で整った髪型を保ちましょう。長髪の場合は、ビジネスシーンではまとめることが望ましいです。寝ぐせは出かける前に直しましょう。
• 爪 - 短く切り、清潔に保ちましょう。女性がネイルをする場合は、派手すぎない色を選びましょう。
• 香り – 体臭や口臭に気を付けて、清潔な印象を心がけましょう。毎日の入浴や歯磨きは欠かさないようにして、日中は制汗剤を使用するなど常にケアを心掛けましょう。
• アクセサリー - 控えめなものを選び、過度な装飾は避けましょう。男性の場合、腕時計と結婚指輪程度が一般的です。女性も派手なアクセサリーは控え、落ち着いたデザインを選びましょう。
• メイク（女性） - ナチュラルで清潔感のあるメイクを心がけましょう。職場環境によって適切な化粧の濃さは異なりますが、基本的には派手すぎないものが良いでしょう。

季節ごとの注意点

• 夏季 - 汗対策として、制汗剤の使用や替えのシャツを用意するなど工夫しましょう。クールビズ導入の職場でも、TPOに合わせた服装選びが重要です。
• 冬季 - コートなどの防寒具も清潔感のあるものを選びましょう。室内では脱ぐのが基本です。

その他のビジネスマナー

時間管理

• 約束の時間には必ず5分前に到着することを心がけましょう。「時間厳守」ではなく「時間5分前厳守」が社会人の基本です。
• 遅刻しそうな場合は、できるだけ早く連絡を入れ、到着予定時刻を伝えます。遅延の理由を簡潔に説明し、謝罪の言葉を添えましょう。

会議でのマナー

• 会議資料は事前に準備し、必要部数を用意しておきましょう。電子データでの共有が基本の場合も、印刷物を数部用意しておくと安心です。
• 発言する際は、簡潔明瞭に要点をまとめることを心がけましょう。長々と話すことは避け、相手に伝わりやすい言葉選びを意識します。
• 他人の発言を遮らず、最後まで聞くことが重要です。メモを取りながら聞くことで、相手の話に集中していることを示せます。
• 議事録作成が必要な場合は、重要なポイントを漏らさず記録しましょう。

メールのマナー

• 件名は内容が分かるように具体的に記載します。「お願い」「ご連絡」などの曖昧な件名は避けましょう。
• 宛先、CC、BCCの使い分けを正しく行います。特にBCCの使用は慎重に行いましょう。
• 本文は簡潔に、必要な情報はもれなく記載します。結論を先に述べ、その後に詳細や背景情報を記載する構成が読み手に親切です。
• 返信は原則24時間以内に行うことが望ましいです。すぐに対応できない場合でも、受信確認と対応予定時期を連絡しましょう。
• 添付ファイルはウイルスチェックを行い、容量が大きすぎないよう注意します。また、ファイル名は内容がわかるものにしましょう。

言葉遣い

• 敬語の正しい使い方を身につけましょう。特に「です・ます調」の丁寧語、「お・ご」を付ける美化語、「～いただく」などの謙譲語、「～られる」などの尊敬語の使い分けが重要です。
• クッション言葉を活用しましょう。「恐れ入りますが」「お手数ですが」などの言葉を添えることで、相手への配慮を示せます。
• ビジネス用語や業界用語の適切な使い方を学びましょう。「ご査収ください」「ご高配賜りますよう」など、状況に応じた表現を使い分けることが大切です。

まとめ

ビジネスマナーはどんな職場でも必要なことです。マナーを守ることは大切ですが、根底にあるのは「相手への思いやり」です。相手が嫌な思いをしないようにするにはどう振る舞えば良いのかを考えると自然と上記のような考えに達すると思います。

採用する企業側も思いやりのある方を望んでいるはずです。

はじめから完璧にできなくても相手に失礼のないようにしている気持ちは伝わりますので少しずつ身に付けていきましょう。